Am 12. Mai 2019 trat das königliche Gesetzesdekret 8/2019 (Real Decreto Legislativo 8/2019) in Kraft, nach dem Unternehmen verpflichtet sind, den Arbeitstag ihrer Arbeitnehmer täglich zu registrieren.
Diese Verpflichtung der Arbeitszeiterfassung bedeutet eine doppelte Registrierung, welche einerseits die Aufzeichnung der Uhrzeiten des Arbeitsbeginns und des Arbeitsendes, und andererseits die geleisteten Arbeitsstunden von jedem Arbeitnehmer beinhaltet.
Die Verpflichtung der Arbeitszeitregistrierung betrifft alle Unternehmen, unabhängig von ihrer Branchenzugehörigkeit oder der Anzahl der Beschäftigten, und gilt auch für alle Arbeitnehmer, die sich in einem angestellten Arbeitsverhältnis befinden.
Die Arbeitsaufsichtsbehörde möchte mit dieser neuen Richtlinie prüfen, ob die Arbeitnehmer Überstunden geleistet haben, und ob diese im gegebenen Fall in die entsprechende Gehaltsabrechnung aufgenommen wurden. Ein Verstoß gegen diese Vorschrift wird als schwerwiegende Straftat betrachtet und mit einer Geldstrafe zwischen 600 Euro und 6.000 Euro belegt.
Die Registrierung kann über jedes System erfolgen, sofern es objektiv, zugänglich und nicht manipulierbar ist. Die Durchführung der Registrierung kann manuell, mithilfe von Formularen, telematisch per Computer oder Smartphone oder biometrisch per Fingerabdruck oder Gesichtserkennung geschehen.
Die Aufzeichnungen müssen von den Unternehmen 4 Jahre lang in den Arbeitsstätten der Arbeitnehmer aufbewahrt werden, damit sie von den Arbeitnehmervertretern oder der Arbeitsaufsicht eingesehen werden können.
Die Verpflichtung der Arbeitszeitregistrierung erstreckt sich auch auf neue Arbeitsmodalitäten wie das "Home Office", unregelmäßige Arbeitszeiten aufgrund von Maßnahmen zur Vereinbarkeit von Familien- und Berufsleben, oder bei Entsendungen von Arbeitnehmern außerhalb der Betriebsstätte. Für diese Fälle gibt es spezielle Lösungen die Arbeitszeit unter Berücksichtigung der neuen Gesetzgebung zu registrieren.