Seitdem in Spanien am 14. März 2020 der Alarmzustand ausgerufen wurde, war es nicht mehr möglich einen persönlichen Termin bei den öffentlichen Verwaltungen zu bekommen, da die Büros für den Publikumsverkehr geschlossen waren. Von daher wurden von der Sozialversicherungsanstalt (T.G.S.S.) und den Steuerbehörden neue elektronische Verfahren eingeführt, welche auch nach Beendigung des Notstandes bestehen bleiben werden, und die eine interessante Alternative zum bisher üblichen Behördengang darstellen. Im Folgenden Text finden Sie eine kurze Zusammenfassung dieser elektronischen Neuerungen:
Abwicklungen bei der Sozialversicherung
Zur Beantragung einer spanischen Sozialversicherungsnummer für Privatpersonen wurde (NAF) im elektronischen Netzwerk der Sozialversicherung (Sistema RED), ein elektronisches Postfach mit dem Namen CASIA eingerichtet, über welches die entsprechenden Formalitäten durchgeführt werden können.
Dieser Vorgang wird von einem bei der Sozialversicherung bevollmächtigten Unternehmen, wie zum Beispiel Abacus Accounting, durchgeführt. Unser Team kann gerne für Sie die notwendigen Schritte hierzu durchführen und die erforderlichen Unterlagen zur Beantragung der Sozialversicherungsnummer versenden.
Das Cl@ve-System
Das Cl@ve-System wurde bereits vor dem Ausbruch der Gesundheitskrise eingeführt. Dank dieses Systems besteht die Möglichkeit sich elektronisch zu identifizieren und anschließend verschiedene Formalitäten online durchzuführen. Es handelt sich nicht um ein elektronisches Zertifikat, aber es ermöglicht ebenfalls eine Online-Identifizierung für notwendige Verfahren.
Die elektronische Unterschrift
1. Registrierung mit Code
Für die Antragstellung einer Elektronischen Unterschrift wird lediglich die NIE Nummer oder die Nummer des spanischen Personalausweises, sowie dessen Ablaufdatum benötigt. Nach der Antragstellung wird der Code, der für die Registrierung im System notwendig ist, per Post nach Hause zugestellt und muss nicht mehr persönlich in Empfang genommen werden. Die bei den Behörden registrierte Adresse muss allerdings mit der Adresse des aktuellen Wohnortes übereinstimmen.
2. Cl@ve-PIN oder Cl@ave System
Beim Cl@ve-PIN System erhält man ein auf 24 Stunden befristetes Passwort um Anträge online einreichen zu können. Bei diesem System identifiziert man sich mit einem persönlichen Passwort. Damit hat man die Möglichkeit den Versicherungsverlauf (informe de vida laboral) bei der Sozialversicherung abzufragen, den Entwurf der Einkommensteuererklärung zu bestätigen oder das Punkte-System beim Führerschein einzusehen, um hier nur einige Beispiele zu nennen.
Antrag auf Steuernummern
Firmen können eine Steuernummer auf elektronischem Weg über die offizielle Webseite der Staatlichen Steuerbehörde (AEAT) mit dem Formular 036 beantragen. Juristische Personen und Unternehmen, die wirtschaftliche Tätigkeiten ausüben werden, müssen sich im Verzeichnis für Unternehmer, Fachkräfte und sonstige Steuerpflichtige mit einer Aufnahmeerklärung in diesem Formular 036 registrieren. Wenn sie keine spanische Steuernummer (NIF) haben, muss diese vor Beginn von Lieferungen, Dienstleistungen, dem Erwerb von Waren oder Zahlungen oder vor der Einstellung von Arbeitskräften, die für die Abwicklung der wirtschaftlichen Aktivität notwendig sind, beantragt werden. In jedem Fall muss der Antrag innerhalb eines Monats ab dem Datum der Firmengründung oder Niederlassung auf spanischem Staatsgebiet eingereicht werden.
In dem Antrag auf die Registrierung müssen die Gründe für die Anmeldung angegeben werden, wie zum Beispiel „Antrag auf eine Steuernummer“. Die Steueridentifikationsnummer von juristischen Personen und Unternehmen ist vorläufig, solange das betreffende Unternehmen keine Kopie der Gründungsurkunde oder ein beweiskräftiges Dokument seiner Gründung und seiner Statuten oder eines gleichwertigen Dokuments, sowie gegebenenfalls eine Bescheinigung seiner Registrierung in einem öffentlichen Register, vorgelegt hat.
Bei dem Antrag auf die Registrierung müssen die Angaben zur Identifizierung und der Aktivität des Unternehmens, sowie die jeweiligen Steuersysteme und -pflichten in Bezug auf die Einkommensteuer, Körperschaftsteuer und Mehrwertsteuer, sowie auch andere Tatsachen und Umstände mitgeteilt werden, welche in den Richtlinien, die vom Ministerium für Finanzen und öffentliche Verwaltung festgelegt sind.
Dieser Antrag auf die Registrierung der Gesellschaft wird ebenfalls verwendet, um die Einschreibung in das Register der Großen Unternehmen, das Register der Innergemeinschaftlichen Marktteilnehmer, das Register der Monatlichen Steuerrückzahlungen und in andere Sonderregister zu beantragen. Diese Einträge werden Teil der Registrierungserklärung der Unternehmen, Fachkräfte und anderer Steuerpflichtiger.
In Abacus Accounting können wir dieses Verfahren gerne für Sie durchführen. Wir stehen Ihnen jederzeit für die Klärung von Fragen zur Verfügung.
Beantragung von elektronischen Zertifikaten während des Alarmzustandes
Die während des Alarmzustandes von den entsprechend autorisierten Behörden der Spanischen Kammer (CAMERFIRMA, ANF y UANATACA) ausgestellten und verschickten Unternehmenszertifikate und Zertifikate von Unternehmensvertretern, werden nach Beendigung des Notzustandes durch endgültige Zertifikate ersetzt werden.
Sollten Sie als Kunde noch ein elektronisches Zertifikat oder ein Zertifikat für einen Unternehmensvertreter benötigen, können wir diesen Vorgang gerne für Sie erledigen.
Diese elektronischen Zertifikate sind für sämtliche Formalitäten bei einer öffentlichen Verwaltung gültig, genau wie die, die von der Münz- und Briefmarkenfabrik (Fábrica Nacional de Moneda y Timbre) ausgestellt werde